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PLAN DE MEJORA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL ÁREA DE TECNOLOGÍA DEL BANCO DE LA PRODUCCIÓN S.A. PRODUBANCO EN EL D.M. DE QUITO.
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PLAN DE MEJORA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL ÁREA DE TECNOLOGÍA DEL BANCO DE LA PRODUCCIÓN S.A. PRODUBANCO EN EL D.M. DE QUITO.
ARCOS ORBE, EVELYN XIMENA
Fecha:
2018
Resumen:
El presente trabajo de investigación fue realizado con la finalidad de presentar un plan de
mejora de Gestión Documental para el área de Tecnología del Banco de la Producción S.A.
Produbanco en el D.M. de Quito, en el cual se realizó un análisis del estatus actual de la gestión
documental a continuación se procedió a aplicar una entrevista a las jefaturas de Control Interno
y Control de Calidad quienes supieron manifestar como es el trato actual de la documentación,
las respuesta reflejaban que la Gestión Documental no tiene un orden y la mayoría de archivos
son desconocidos existe información duplicada, hay una carencia de normas y políticas que
impedía una correcta manipulación de la información con referencia al ciclo vital de los
documentos que inicia desde la recepción o creación hasta la disposición final (tipo de archivo
permanencia o destrucción), presentando problemas en la entrega de información y provocando
que los recursos humanos utilicen en mayor cantidad el tiempo para buscar la documentación
solicitada.
La metodología utilizada fue Deductivo – Inductivo en donde partiendo de la problemática
de los hechos que tenemos al momento se consideró una variable cualitativa que permitió
obtener la información de las personas con respecto a la documentación por lo cual se utilizó
las técnicas e instrumentos como la entrevista, encuesta, y la recopilación de datos. El análisis
de los resultados fue óptimo debido a que si es necesaria la Gestión Documental a pesar que no
conocía a profundidad el tema.
Se concluye que es necesario un Plan de Mejora de Gestión Documental con la creación de
un manual de procedimientos ayudando como guía al manejo de los documentos, con el apoyo
de la herramienta tecnológica SharePoint que nos permite el almacenamiento de los archivos
por categoría, además impartir una capacitación al personal obteniendo como resultado una
entrega de información oportuna.
Palabras claves: Plan de mejora, gestión documental, bancos, tecnología.
Descripción:
The present research work was carried out in order to present a document management
improvement plan for the Technology area of the Banco de la Producción S.A. Produbanco in
the D.M. of Quito, in which an analysis of the current status of document management was
carried out, an interview was then applied to the Headquarters of Internal Control and Quality
Control who knew how to manifest the current treatment of the documentation, the answers
reflected that the Document Management does not have an order and most of the files are
unknown, there is duplicate information, there is a lack of norms and policies that prevented a
correct manipulation of the information with reference to the life cycle of the documents that
starts from the reception or creation until the final disposition (type of file permanency or
destruction), presenting problems in the delivery of information and causing that the human
resources use in greater quantity the time to look for the requested documentation.
The methodology used was Deductive - Inductive, where starting from the problematic of
the facts that we have at the moment, it was considered a qualitative variable that allowed
observing the characteristics of the people with respect to the documentation for which the
techniques and instruments were used, such as the interview, survey, and data collection. The
analysis of the results was optimal because if Documentary Management is necessary, even
though he did not know the subject in depth.
It is concluded that a Documentary Management Improvement Plan is necessary with the
creation of a manual of procedures helping as a guide to the management of documents, with
the support of the SharePoint technological tool that allows us to store the files by category, as
well as to provide a training to the personnel obtaining as result a delivery of opportune
information.
Keywords: Improvement plan, document management, banks, technology.
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