Resumen:
La presente investigación enfoca varios componentes dentro del cual el más relevante es
determinar la necesidad de obtener un Plan de mejora, por lo cual se realizó un análisis de
cómo se llevan los procesos administrativo y tratamiento en la documentación, para lo cual
se evidenció el inadecuado tratamiento documental, la carencia de normas, procedimientos
y estructura de la gestión administrativa que impedía una correcta manipulación de la
documentación referida en el ciclo vital de los documentos, el cual inicia desde la
producción(ingreso de documentos)hasta la disposición final(permanencia o destrucción),
presentándose problemas y retrasos en las actividades administrativas, legales, y
tributarias, lo que repercute en la reducción la productividad y muchas veces se torna
difícil ya que no tiene un orden e identificación, promoviendo que la entrega y atención al
ciudadano sea de forma inmediata. Mediante la aplicación de una encuesta a los
funcionarios, usuarios y entrevistas a la Directora Administrativa Financiera y experto de
Gestión Documental con la finalidad de obtener información de los elementos que están
afectando la atención al usuario y al archivo de la Secretaria General, además se evidenció
que el archivo no cuenta con las herramientas tecnológicas necesarias para automatizar los
procesos de los documentos, otro de los aspectos importantes es la falta de colaboración por
parte de los funcionarios al no cumplir con la norma técnica de Gestión Documental,
establecida por la Dirección de Gestión Documental y Archivo, para llevar un archivo de
forma organizada, adecuada y ordenada por ende, se planteó algunas estrategias con la
finalidad de mejorar el Archivo de la Secretaria General y de las demás unidades sin
embargo, para que la propuesta sea aplicada se necesita de la colaboración y apoyo de todo
el personal y autoridades con la finalidad de incrementar el rendimiento de los funcionario
de la Administración Zona Tumbaco.
Palabra Clave: Plan de mejora, archivo, norma, automatización equipos.
Descripción:
This research focuses on several components in which the most relevant is to determine the
need to obtain an improvement plan, so an analysis of how the administrative processes and
treatment in the documentation are carried out, for which the inadequate documentary
treatment, the lack of norms, procedures and structure of the administrative management that
prevented a correct manipulation of the documentation referred to in the life cycle of the
documents, which starts from the production (entry of documents) to the final disposition
(permanence or destruction), presenting problems and delays in administrative, legal, and
tax activities, which has an impact on productivity reduction and often becomes difficult
since it does not have an order and identification, promoting that the delivery and attention
to the citizen is of immediate way By means of the application of a survey to the officials,
users and interviews to the Administrative Financial Director and expert of Document
Management with the purpose of obtaining information of the elements that are affecting the
attention to the user and to the file of the General Secretary, it was also evident that the file
does not have the necessary technological tools to automate the processes of the documents,
another of the important aspects is the lack of collaboration on the part of the officials when
not complying with the technical norm of Document Management, established by the
Management Documentary and Archive, to keep a file in an organized, appropriate and
orderly way, some strategies were proposed in order to improve the Archive of the General
Secretariat and the other units, however, for the proposal to be applied, it is necessary to the
collaboration and support of all the personnel and authorities in order to and increase the
performance of the officials of the Zona Tumbaco Administration.
Keyword: Improvement plan, file, standard, equipment automation.