Diseño de plan de mejoramiento de la gestión documental en la administración zona de Tumbaco

Abstract

La presente investigación enfoca varios componentes dentro del cual el más relevante es determinar la necesidad de obtener un Plan de mejora, por lo cual se realizó un análisis de cómo se llevan los procesos administrativo y tratamiento en la documentación, para lo cual se evidenció el inadecuado tratamiento documental, la carencia de normas, procedimientos y estructura de la gestión administrativa que impedía una correcta manipulación de la documentación referida en el ciclo vital de los documentos, el cual inicia desde la producción(ingreso de documentos)hasta la disposición final(permanencia o destrucción), presentándose problemas y retrasos en las actividades administrativas, legales, y tributarias, lo que repercute en la reducción la productividad y muchas veces se torna difícil ya que no tiene un orden e identificación, promoviendo que la entrega y atención al ciudadano sea de forma inmediata. Mediante la aplicación de una encuesta a los funcionarios, usuarios y entrevistas a la Directora Administrativa Financiera y experto de Gestión Documental con la finalidad de obtener información de los elementos que están afectando la atención al usuario y al archivo de la Secretaria General, además se evidenció que el archivo no cuenta con las herramientas tecnológicas necesarias para automatizar los procesos de los documentos, otro de los aspectos importantes es la falta de colaboración por parte de los funcionarios al no cumplir con la norma técnica de Gestión Documental, establecida por la Dirección de Gestión Documental y Archivo, para llevar un archivo de forma organizada, adecuada y ordenada por ende, se planteó algunas estrategias con la finalidad de mejorar el Archivo de la Secretaria General y de las demás unidades sin embargo, para que la propuesta sea aplicada se necesita de la colaboración y apoyo de todo el personal y autoridades con la finalidad de incrementar el rendimiento de los funcionario de la Administración Zona Tumbaco. Palabra Clave: Plan de mejora, archivo, norma, automatización equipos.